Vardiya Çizelgesi Nasıl Hazırlanır? (Ücretsiz Excel Şablonu)

Kim hangi gün sabahçı, kim akşamcı, kimin hafta tatili ne zaman? Her hafta aynı soruları Excel'de çözmeye çalışan yöneticiler için vardiya çizelgesinin nasıl hazırlanacağını adım adım anlatıyoruz. 4 kişilik 3'lü vardiya örneği, uymanız gereken iş kanunu kuralları ve ücretsiz Excel vardiya çizelgesi şablonu yazının içinde.

Vardiya çizelgesi nedir?

Vardiya çizelgesi (shift çizelgesi, vardiya listesi ya da vardiya programı), çalışanların hangi gün hangi saatlerde çalışacağını ve hafta tatillerinin hangi güne denk geldiğini gösteren plandır. Çoğu işletmede haftalık hazırlanır: satırlarda çalışanlar, sütunlarda haftanın günleri, hücrelerde de o günün vardiyası yer alır.

İyi bir çizelge üç şeyi aynı anda sağlar: işyerinin her saatinde yeterli kişi olur, çalışanlar adil bir dağılımla çalışır ve plan iş kanununa uygun olur.

Vardiya sistemleri: 2'li, 3'lü ve esnek vardiya

• 2'li vardiya: Gün sabah ve akşam olmak üzere ikiye bölünür (ör. 07:00–15:00 ve 15:00–23:00). Gece çalışmayan fabrika, market ve hizmet işletmelerinde yaygındır.
• 3'lü vardiya: 24 saat, 8'er saatlik sabah, akşam ve gece vardiyalarına bölünür. Kesintisiz çalışan üretim tesisleri, akaryakıt istasyonları, hastaneler ve güvenlik hizmetlerinde kullanılır.
• 4'lü vardiya (4 ekip): Dört ekip dönüşümlü çalışır; biri dinlenirken diğer üçü sabah, akşam ve gece vardiyasını tutar. Hafta tatillerini dağıtmayı kolaylaştırır.
• Esnek (kalıp) vardiya: Mağaza, restoran ve kafelerde sık görülür. Sabit bir döngü yerine sabahçı, akşamcı ve tam gün gibi kalıplar kullanılır; her hafta yoğunluğa ve izinlere göre yeniden planlanır.

4 kişilik 3'lü vardiya çizelgesi örneği

7 gün, 24 saat açık bir işyerinde her vardiyada bir kişi olacaksa haftada 21 vardiya doldurmanız gerekir. Bir çalışan en fazla 6 gün çalışabildiği için (bir gün hafta tatili) bu iş en az 4 kişiyle yapılır. Aşağıdaki örnekte her gün sabah, akşam ve gece vardiyası doludur; herkesin bir hafta tatili vardır ve kimse 45 saati aşmaz:

Bu örnekte dikkat edilen noktalar:

• Vardiya değişimleri hafta tatilinin arkasına konmuştur. Çalışan 2 cuma akşamdan pazar sabaha, Çalışan 3 perşembe geceden cumartesi akşama geçerken arada tatil günü vardır. Böylece 11 saat dinlenme kuralı korunur.
• Akşam vardiyasından ertesi gün gece vardiyasına geçilmez. Akşamcı gece yarısı çıkar; aynı gece 00:00'da başlayan vardiyaya yazılırsa hiç dinlenmemiş olur.
• Gece vardiyası dönüşümlüdür. Gece çalışmasını hep aynı kişiye yüklemek yerine haftadan haftaya döndürün.

Vardiya planlarken uyulması gereken iş kanunu kuralları

• Haftalık 45 saat: Haftalık çalışma süresi en fazla 45 saattir; aşan her saat fazla mesaidir ve zamlı ödenir.
• Günlük 11 saat: Bir çalışan günde 11 saatten fazla çalıştırılamaz.
• Hafta tatili: 7 günlük süre içinde en az 24 saat kesintisiz dinlenme verilmelidir.
• 11 saat dinlenme: Vardiya değişiminde çalışan, en az 11 saat dinlenmeden yeni vardiyasına başlatılamaz.
• Gece çalışması: 20:00–06:00 arasında geçen gece çalışması 7,5 saati geçemez.
• Ara dinlenme (mola): 4 saate kadar çalışmada 15 dakika, 4–7,5 saat arasında 30 dakika, 7,5 saatten fazla çalışmada 1 saat mola verilir. Mola çalışma süresinden sayılmaz; 10:00–18:00 vardiyası 1 saat molayla 7 saat çalışmadır.

Haftalık vardiya çizelgesi nasıl hazırlanır? Adım adım

1. Çalışma saatlerini ve ihtiyacı belirleyin. İşyeri hangi saatler açık, her saatte en az kaç kişi gerekiyor? Hafta sonu ya da akşam yoğunluğu varsa not edin.
2. Vardiya kalıplarını tanımlayın. Sabah, akşam, gece, tam gün gibi kalıpları başlangıç, bitiş ve mola süresiyle yazın.
3. İzinleri ve kısıtları toplayın. Yıllık izinler, raporlar, "salı gelemem" gibi talepler ve part-time çalışanların saatleri.
4. Önce hafta tatillerini dağıtın. Herkesin tatili aynı güne yığılmasın; yoğun günlere tatil vermemeye çalışın.
5. Vardiyaları yerleştirin. Her gün, her saat diliminde ihtiyaç kadar kişi olacak şekilde kalıpları dağıtın.
6. Kuralları kontrol edin. Haftalık 45 saat, 11 saat dinlenme, hafta tatili ve gece çalışması sınırlarını tek tek gözden geçirin.
7. Adaleti gözetin. Hafta sonu ve akşam vardiyaları hep aynı kişilere düşmesin; geçmiş haftalara bakarak döndürün.
8. Yayınlayın. Çizelgeyi hafta başlamadan çalışanlarla paylaşın; değişiklikleri de aynı yerden duyurun.

Ücretsiz Excel vardiya çizelgesi şablonu

Adımları kolaylaştırmak için hazır bir Excel vardiya çizelgesi hazırladık. Şablonda:

• Vardiya kalıplarınızı (kod, başlangıç, bitiş, mola) ayrı bir sayfada tanımlarsınız; net çalışma süresi, gece yarısını geçen vardiyalar dahil, otomatik hesaplanır.
• Hafta başı tarihini değiştirdiğinizde günlerin tarihleri kendiliğinden güncellenir.
• Günlere kod açılır listeden seçilir ve her vardiya kendi rengiyle görünür.
• Her çalışanın haftalık net saati hesaplanır; 45 saati aşan ya da hafta tatili olmayan çalışan işaretlenir.
• En altta her gün kaç kişinin hangi vardiyada olduğu sayılır.
• Yukarıdaki 4 kişilik 3'lü vardiya örneği hazır olarak gelir.

Excel ile vardiya planlamanın sınırları

Excel birkaç kişilik sabit bir düzen için yeterlidir. Ama çalışan sayısı ve değişkenlik arttıkça her hafta aynı zorluklar yaşanır:

• Kuralları siz kontrol edersiniz. 11 saat dinlenmeyi ya da gece sınırını tablo sizin yerinize takip etmez; gözden kaçan bir hücre fazla mesai veya denetim riski demektir.
• İzinler başka yerde. Onaylanan izin çizelgeye işlenmezse izinli çalışan vardiyaya yazılır.
• Her hafta sıfırdan. Değişen yoğunluk ve talepler yüzünden geçen haftanın kopyası çoğu zaman işe yaramaz.
• Plan ile gerçek ayrı. Çizelgede yazan ile çalışanın gerçekten kaçta geldiği birbirine bağlı değildir; geç kalma ve fazla mesai ayrıca takip edilir.

Vardiya çizelgesini otomatik hazırlamak

Burdaa'nın Otomatik Vardiya özelliği bu adımların çoğunu sizin yerinize yapar. Şubenin çalışma saatlerini ve her saatte kaç kişi gerektiğini bir kez girersiniz; sistem kendi vardiya kalıplarınızla haftanın taslağını tek tıkla çıkarır:

• İzinli çalışanlar vardiyaya yazılmaz.
• Haftalık 45 saat, günlük 11 saat, 11 saat dinlenme, hafta tatili ve gece sınırına uyulur.
• Molalar iş kanununa göre düşülür; aylık maaşlı çalışanların haftalık saati tamamlanır.
• Hafta sonu ve akşam vardiyaları çalışanlar arasında dengeli dağıtılır.
• "Ayşe salı gelemez, cumartesi kalabalık olacak" gibi notlar yazarsınız; onayınızdan sonra plana yansır.

Taslak her zaman sizin kontrolünüzdedir: beğenmediğiniz hücreyi değiştirir, sonra kaydedersiniz. Vardiya yayınlandıktan sonra çalışanlar QR ile giriş-çıkış yapar; plan ile gerçekleşen karşılaştırılır ve puantaj kendiliğinden oluşur. Tüm modüller için özellikler sayfamıza göz atabilirsiniz.