Puantaj Nedir, Nasıl Hazırlanır? (Ücretsiz Excel Şablonu)

Her ay sonu aynı soru: kim kaç gün çalıştı, kim izinliydi, kimin raporu vardı, kaç saat fazla mesai yapıldı? Bu soruların cevabı puantajdır. Bu yazıda puantajın ne olduğunu, hangi kodların kullanıldığını ve aylık puantaj cetvelinin adım adım nasıl hazırlanacağını anlatıyoruz. Hemen kullanabileceğiniz ücretsiz Excel puantaj şablonu da yazının içinde.

Puantaj nedir, ne demek?

Puantaj, Fransızca pointage (işaretleme, yoklama) kelimesinden gelir. Çalışanların her gün için işe gelip gelmediğinin; geldiyse kaç saat çalıştığının, gelmediyse izinli mi, raporlu mu, tatilde mi olduğunun kaydedilmesine denir.

Kısacası puantaj, bordronun ham verisidir. Maaş, fazla mesai ücreti, kesintiler ve SGK'ya bildirilen prim günü; hepsi puantajdan hesaplanır. Puantaj yanlışsa bordro da yanlış olur.

Puantaj kaydı ve puantaj cetveli farkı

• Puantaj kaydı: Tek bir çalışanın tek bir gününe ait işaret. Örneğin "Ayşe, 14 Ekim: çalıştı, 1,5 saat fazla mesai".
• Puantaj cetveli (puantaj tablosu): Bu kayıtların aylık tablo hali. Satırlarda çalışanlar, sütunlarda ayın günleri yer alır; satır sonunda toplamlar alınır.

Puantaj neden önemli?

• Doğru ücret: Çalışılan gün, ücretsiz izin ve devamsızlık doğrudan maaşa yansır.
• Fazla mesai: Fazla çalışma ücreti, kaydedilmiş saatlere göre ödenir. Kayıt yoksa ödeme de ispat da zorlaşır.
• SGK bildirimi: Aylık prim ve hizmet belgesindeki prim günü ve eksik gün bilgisi puantajdan gelir.
• Denetim ve iş davaları: Fazla mesai veya izin alacağı talebinde işverenin elindeki en güçlü belge, düzenli tutulmuş ve çalışanın itiraz etmediği puantaj kayıtlarıdır.

Puantaj cetvelinde neler yer alır?

İyi hazırlanmış bir aylık puantaj cetvelinde en az şu bilgiler bulunur:

• Şirket, şube ve dönem (ay / yıl) bilgisi
• Çalışanın sicil numarası ve adı soyadı
• Ayın her günü için bir puantaj kodu
• Aylık toplamlar: çalışılan gün, hafta tatili, resmi tatil, izin, rapor, devamsızlık
• Fazla mesai saati
• Eksik gün sayısı ve SGK prim günü

Puantaj kodları nelerdir?

Puantaj kodları için herkesin uyması gereken resmi bir liste yoktur; işletmeler kendi kısaltmalarını kullanır. Yaygın kullanılan kodlar şunlardır:

• Ç (veya X): Çalıştı
• HT: Hafta tatili (ücretli)
• RT: Resmi / genel tatil (ücretli)
• Yİ: Yıllık ücretli izin
• M: Mazeret izni (evlilik, doğum, ölüm gibi ücretli izinler)
• R: Raporlu (hastalık, iş kazası). SGK'da eksik gün sayılır.
• Üİ: Ücretsiz izin. SGK'da eksik gün sayılır.
• D: Devamsız (habersiz gelmedi). SGK'da eksik gün sayılır.

Eksik gün ve SGK prim günü nasıl hesaplanır?

SGK'ya bildirilen prim günü, tam ay çalışan bir işçi için ayın kaç gün çektiğinden bağımsız olarak 30'dur. Ücret ödenmeyen günler eksik gün olarak bu sayıdan düşülür:

SGK prim günü = 30 − (raporlu + ücretsiz izin + devamsız gün)

Hafta tatili, resmi tatil ve yıllık izin ücretli günlerdir; eksik gün sayılmaz. Eksik gün varsa SGK'ya bir eksik gün nedeni kodu ile bildirilir. En sık kullanılanlar: 01 istirahat (rapor), 15 devamsızlık ve 21 diğer ücretsiz izin. Ay içinde işe giren ya da işten ayrılan çalışanlarda prim günü, çalıştığı gün sayısına göre ayrıca hesaplanır. Tüm kodların listesi ve hangi durumda hangisinin kullanılacağı için SGK eksik gün kodları yazımıza bakabilirsiniz.

Puantaj cetveli nasıl hazırlanır? Adım adım

1. Dönemi belirleyin. Ay ve yılı yazın; ayın kaç gün çektiğini ve hangi günlerin pazar ya da resmi tatil olduğunu işaretleyin.
2. Çalışan listesini oluşturun. Sicil numarası ve ad soyad ile her çalışana bir satır açın.
3. Hafta tatillerini ve resmi tatilleri önceden girin. Vardiyalı çalışılıyorsa her çalışanın hafta tatili farklı güne denk gelebilir; vardiya çizelgesine göre işaretleyin.
4. Onaylanmış izinleri ve raporları işleyin. Yıllık izin, mazeret izni, rapor ve ücretsiz izin günlerini ilgili kodlarla yazın.
5. Her gün giriş-çıkışa göre "çalıştı" ya da "devamsız" işaretleyin. Bu adım en çok hatanın yapıldığı yerdir; giriş-çıkış kayıtları ile karşılaştırarak ilerleyin.
6. Fazla mesaiyi saat olarak ekleyin. Günlük giriş-çıkış saatlerinden, planlanan çalışma süresini aşan kısmı hesaplayın. Formül ve örnekler için fazla mesai hesaplama rehberimize bakın.
7. Toplamları alın ve kontrol edin. Çalışılan gün, izin, rapor ve eksik gün toplamlarını hesaplayın; tüm günlerin toplamının ayın gün sayısına eşit olduğunu doğrulayın.
8. Onaylatın ve saklayın. Cetveli yönetici onayından geçirip muhasebeye / bordroya iletin; kayıtları arşivleyin.

Ücretsiz Excel puantaj şablonu

Yukarıdaki adımları kolaylaştırmak için hazır bir Excel puantaj tablosu hazırladık. Şablonda:

• Yıl ve ayı değiştirdiğinizde günler ve gün adları kendiliğinden güncellenir.
• Pazar günleri renkli, ayda olmayan günler (ör. 31 Şubat) gri görünür.
• Günlere kod açılır listeden seçilir; hatalı kod girilemez.
• Çalışılan gün, tatil, izin, rapor, devamsızlık, eksik gün ve SGK prim günü otomatik hesaplanır.
• Kodların anlamı ve SGK karşılıkları ayrı bir sayfada açıklanır.

Kendi tablonuzu sıfırdan kuruyorsanız işin kalbi tek bir formüldür: bir satırda belli bir kodun kaç kez geçtiğini sayan EĞERSAY (İngilizce Excel'de COUNTIF). Örneğin C7:AG7 aralığındaki "Ç" sayısı için =EĞERSAY(C7:AG7;"Ç") yazmanız yeterlidir.

Excel ile puantajın sorunları

Excel küçük bir ekip için iş görür; ama çalışan ve şube sayısı arttıkça aynı sorunlar tekrar eder:

• Veri elle giriliyor. Kimin geldiği bilgisi imza defterinden, WhatsApp mesajlarından ya da hafızadan tabloya aktarılıyor; hata kaçınılmaz.
• Geç kalma ve fazla mesai kayboluyor. Tabloda sadece "çalıştı" yazıyor; kaç dakika geç gelindiği ya da kaç saat fazla kalındığı çoğu zaman hiç kaydedilmiyor.
• İzinler ayrı yerde tutuluyor. Onaylanan izin tabloya işlenmeyi unutulduğunda çalışan devamsız görünüyor.
• Çok şubede birleştirme kabusu. Her şube kendi dosyasını gönderiyor; ay sonunda dosyaları birleştirmek günler sürüyor.
• İtiraz edilebilir. Elle girilmiş bir tablo, iş davasında zaman damgalı bir giriş-çıkış kaydı kadar güçlü delil sayılmaz.

Otomatik puantaj: giriş-çıkıştan doğrudan puantaja

Puantajı elle doldurmak yerine giriş-çıkış verisinden otomatik üretmek bu sorunların hepsini ortadan kaldırır. Burdaa'da çalışan işe gelirken ve çıkarken telefonuyla işyerindeki QR kodu okutur; konumu GPS ile doğrulanır. Gerisi kendiliğinden işler:

• Her gün için çalışılan süre, geç kalma, erken çıkış ve fazla mesai otomatik hesaplanır.
• Onaylanan izinler ve resmi tatiller puantaja kendiliğinden yansır.
• Gün gün puantaj ve kişi başı özet, sicil no ve mağaza koduyla Excel ya da CSV olarak alınır.
• Tüm şubeler tek panelde; ay sonunda birleştirilecek dosya kalmaz.

Giriş-çıkış takibinin yöntemlerini personel giriş çıkış takip sistemi yazımızda karşılaştırdık. Sistemin temel mantığı için PDKS nedir yazısına, tüm modüller için özellikler sayfamıza göz atabilirsiniz.